Programmassistenz Merge (m/w/d) in München & Remote / ZRWA237758
Programmassistenz Merge (m/w/d) in München & Remote / ZRWA237758
Beschäftigungsart:
Contract
Kontaktname:
Robin Warning
Hinweis:
237758
Für einen unserer Großkunden suchen wir derzeit einen freiberuflichen Mitarbeiter, der die nachfolgenden Anforderungen erfüllt:
Projektbeschreibung:
Das Programm befindet sich in der laufenden Umsetzungsphase und umfasst mehrere parallel laufende Projekte unter anderem in den Bereichen Dev & Ops Transition, Change, Recht und Schnittstellenmanagement.
Zur Unterstützung der umfangreichen Programm und Projektmanagementaufgaben wird eine erfahrene Programmassistenz eingesetzt, die die Programmleitung sowie einzelne Projektleitungen über alle Phasen hinweg operativ, organisatorisch und administrativ unterstützt.
Ihre Aufgaben:
- Unterstützung der Programmleitung und der Projektleitungen über alle Phasen von der Initialisierung bis zum Abschluss
- Koordination und Organisation von Terminen inklusive Abstimmung, Einladung und Nachverfolgung
- Vor und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Gremiensitzungen einschließlich Protokollierung
- Unterstützung bei der Erstellung, Pflege und Ablage von Projektdokumentationen
- Pflege und Organisation der Projektablage in Confluence, Jira, SharePoint, Teams und weiteren definierten Systemen
- Unterstützung beim formalen Projektreporting inklusive Sammlung und Aufbereitung relevanter Informationen
- Unterstützung des Projektcontrollings durch Datenzusammenstellung, Auswertungen und Prüfungen
- Erstellung und Pflege von offenen Punkte Listen sowie weiteren projektbezogenen Checklisten
- Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung von Projektplanungsdokumenten
- Zielgruppengerechte Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen, Prozess und Rollenbeschreibungen
- Aktives Nachhalten von Aufgaben, Terminen und Ergebnissen innerhalb der Projektorganisation
- Sicherstellung von Transparenz über Arbeitsfortschritt und Projektstatus
- Eigenverantwortliche Pflege der projektspezifischen Jira und Confluence Bereiche
- Überwachung der Einhaltung von Projektprozessen und der PS Governance
- Ansprechpartner für Projektteammitglieder in organisatorischen und administrativen Fragestellungen
- Eigenständige Optimierung von Abläufen und Unterstützungsprozessen innerhalb der Projektorganisation
Ihr Profil:
Notwendige Zertifizierungen:
- ITIL Zertifizierung mindestens ITIL Foundation
Must have:
- Abgeschlossenes Masterstudium in Wirtschaftspsychologie oder Wirtschaftswissenschaften mit psychologischem Hintergrund
- Mindestens fünf Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Projekten mit Kontakt zum C-Level Management
- Erfahrung in der Unterstützung von mindestens vier unterschiedlichen Projekten
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit einer Berufsgenossenschaft inklusive deren Gremien und IT-Leitung
- Mitarbeit in mindestens einem Merge-Projekt zur Zusammenführung von IT-Organisationen
- Kenntnisse der Abläufe der gesetzlichen Unfallversicherung
- Sehr gute Kenntnisse in Projektdokumentation, Projektreporting und Projektcontrolling
- Sehr gute Kenntnisse in Confluence und Jira
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive und Office
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie sichere zielgruppengerechte Aufbereitung von Informationen
- Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
- Hohe Belastbarkeit und Teamfähigkeit
Rahmenparameter:
- Einsatzort: Überwiegend Remote & vor Ort in München
- Laufzeit: 01.04.2026 - 31.12.2026 + Option auf Verängerung bis max. 31.12.2028
- Auslastung: 80-100%
Ihr GECO-Ansprechpartner freut sich auf Ihre Kontaktaufnahme und über die Zusendung Ihrer aussagekräftigen Projekthistorie sowie Ihrer Honorarvorstellung.
